在线费用报销惠及企业全员

时间:2013-12-31 14:49来源:未知 作者:youwei 点击:
提 到在线费用报销,大家并不陌生,也就是我们常说的利用信息技术和互联网,通过系统进行费用的报销和审批。它打破了纸质费用报销审批所受的时间和空间的限 制,只要可以上网,就可以随时随地进行费用报销和审批。大多数公司实施在线费用报销系统时,都是本
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提 到在线费用报销,大家并不陌生,也就是我们常说的利用信息技术和互联网,通过系统进行费用的报销和审批。它打破了纸质费用报销审批所受的时间和空间的限 制,只要可以上网,就可以随时随地进行费用报销和审批。大多数公司实施在线费用报销系统时,都是本着提高报销的审批效率,增加费用控制的有效性的目的。那 么,在线费用报销系统实施后,究竟改变了我们什么呢?

业务人员的理解

很 多时候,一提到在线费用报销,业务人员都是谈之色变,因为这无形中增加了他们的工作量,即要填写一遍纸质的报销单据,又要在系统中填写一遍。如果填写的不 正确,又要回到起点重新填写,这样一折腾,报销时间又耽搁了几天,钱又要晚几天才到手里。 实施在线费用报销系统时,听到业务人员抱怨最多的就是“下班了 回去填写报销单去,又要折腾几小时,系统还那么复杂,报一项电话费,要填写10多个明细项目”。对业务人员来说,在线费用报销改变的是他们“懒散”的报销 习惯和平时填写报销单据的不规范。同时,也要让他们感觉到在线费用报销对他们的价值呢。从整个流程的效率上,一定要比以前的报销时间有所缩短,这样他们才 会感觉到系统有点价值。设计在线费用报销系统时,考虑到业务人员计算机水平普遍不高,从系统操作和界面上,一定要简洁,变成“傻瓜式”操作界面,一眼就能 看懂。

财务人员的理解

实 施在线费用报销系统时,常听到财务人员这样说,“我们公司实施了在线费用报销系统,并且与业务系统的财务模块关联,以后再也不用手工填制费用报销凭证了, 工作量少了很多。而且可以实时的出具费用报表,可以方便的按公/子公司、区域、部门、人员、费用类型等维度进行费用分析。我们更多时间放在了对业务的了解 和费用合理性的审核,以及各部门实时的费用使用提醒,从数据中发现存在的问题,及时与业务部门沟通。这样我们的工作重点就从以前的费用审批、做账转变成了 以分析为主的支持性工作。”对财务人员来说,减少了做账的工作量,工作重点发生了转变,工作更有价值和意义。

实 施在线费用报销的IT人员的理解。某IT人员这样说过,“我们主要是把企业的费用报销的管理理念,从技术上得以实现。有的企业在费用报销时,要求填写的内 容非常详细,以前纸质报销时,只能靠企业管理规定要求填写的很详细,很多时候,填写的都不规范,要重新填写。现在我们可以把报销的要求,设置为必填项,不 填写就不让提交报销。如报销招待费时,有宴请单位、宴请人员、宴请人数、宴请地点、陪同人员等字段,这些项目有一个不填,就不让提交报销审批。”

管理审批人员的理解

跟 某管理者聊天时,他这样说到“我长期在外出差,以前一个月回公司一次,回去后签几百本报销单。现在使用网络进行审批,我有上网本,可以随时随地审批报销 单,效率提高了,业务人员也不再向以前那样,天天打电话问我什么时候回公司(审批报销单)了。这也有一个适应的过程,电子签批是不是有效?我不看票据就审 批会不会出问题?这都是以前担心的。现在让业务人员填写电子报销单时,要尽可能的详细,这样跟看纸质单据是一样的,而且更方便。电子签批是需要习惯的,习 惯以后,跟纸质一样有效,这是大家共同认可且约定俗成的规矩。”

审计人员

“以前费用报销审批时间、审批权限的审计,得需要一个个看单据去核实和统计,现在只需要把电子审批记录调出来,哪个节点用的审批时间长,是否超出了正常审批时间,是否超出了审批权限,这些都一目了然。”

在线费用报销,对不同的人,改变是不一样的。归结到一处,其实改变的是一种做事的习惯,树立的是一种做事的规范。习惯以后,我们会发现,以前的纸质报销太落后了,太土了。规范以后,我们会发现,我们报销比以前顺畅多了,比以前更方便、快捷了,问题更少了。



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