关于高等学校报账难问题的研究及对策

时间:2014-07-07 18:56来源:未知 作者:youwei 点击:
1高校财务报账难的现状 随着经济发展,高校办学规模不断扩大,党的十八大和两会都提出继续加大教育经费投入,211工程等经费大幅度上升,科研协作经费更是渠道多,经费节节攀升,以及高校教育、科研和产业资源优势日益凸显,经济活动的业务量和经济事项处理的
关键词: 系统 管理 效率 无排队 报账管理神器 无现金报账 财务部门

1 高校财务“报账难”的现状 

  随着经济发展,高校办学规模不断扩大,党的十八大和两会都提出继续加大教育经费投入,211工程等经费大幅度上升,科研协作经费更是渠道多,经费节节攀升,以及高校教育、科研和产业资源优势日益凸显,经济活动的业务量和经济事项处理的复杂程度也日渐增加。
办学规模不断扩大,多校区管理及教学科研、实验室建设等资金来源渠道多元化发展,使经费增加,财务管理工作量成倍增加,高校财务管理工作日益复杂化、多元化。而高校人事制度改革使财务人员编制数量受限,巨大工作量与有限财务人员形成了尖锐的矛盾。从而出现“报账难”现象,并日趋凸显,业已成为高校普遍存在的问题。笔者通过介绍高校财务报账的现状,就此分析存在的问题及“报账难”产生的原因,并提出具体举措来解决高校“报账难”问题,进而打造高效和谐的高校报账中心。
 
高校财务的会计核算作为高校财务的基础性工作,其承担着越来越重的任务,面临着许多新的挑战。高校财务报账作为财务管理最前端的工作之一,在报账工作政策性强、工作量大、业务复杂和手续繁琐等实际情况下,如何始终保持经济核算的客观性、准确性和及时性,并积极突破传统财务报账工作的弊端和不足,有效提升财务管理工作的效率和效果,是当前需要积极探索和实践的重要工作之一。 
  随着办学规模不断扩大,高校资金流量也日益俱增,收入来源也呈现多样化,同时支出也日益复杂,报账业务量不断增加,但会计人员却没有相应增加,这导致不少高校在报销时出现排队现象,增加了教职工的报账时间成本,因此广大教职工对财务“报账难”很有意见。为了解决“报账难”问题,更好为教职员工服务,商业银行排队报销叫号系统、网上预约报账等措施被引入高校财务部门,但这还不能完全解决“报账难”问题。在一年一度教代会上,“报账难”是代表们最集中的提案之一。因此如何解决“报账难”问题成为高校财务部门亟待解决的重要问题。 
  2 高校“报账难”产生的原因 
  笔者经过多年的高校财务工作经验和对多所高校财务报账实地考察和研究,发现当前高校产生“报账难”问题的原因主要由以下几点。 
  2.1 财务业务量的加大,财务人员配备不足 
  现在高校经费来源多元化:有财政拨款、学费收入、科研经费、银行贷款等,对新校区或合校后多校区的建设、对外交流的开展、重点学科的专项支出等等,新的业务不断增加,使得财务人员日常核算量越来越多,难度也越来越大,财务人员长期处于超负荷、大压力、高强度的工作状态中,高校的财务人员并没有随着服务人数的增加而相应地增加,财务人员和服务人数的严重不匹配,使报账人员“报账难”。 
  2.2 报账方式单一,流程重复,报账人员排队等待时间长 
  高校财务报账是指经济业务活动产生后,报账人员根据经济业务活动所形成的真实、合法的原始凭证,按照财务制度规定程序,执行财务报账审批手续后,到财务部门办理相关报账核销的行为。高校财务报账流程主要分为以下6个步骤:经办人收集、整理原始票据并进行分类;填写、粘贴费用报销单或借款单;经部门或单位主管领导签字、分管校领导签字进行审批;持经费卡到财务处报账大厅排队;会计科的会计人员编制会计凭证;最后会计人员将填制好的会计凭证传递到审核人员人工审核,审核通过后,经办人员到资金科领取报销金额。在这个过程当中,如果审核没有通过,经办人员则需要从第一步或第二步开始重头来。对于报账经办人而言,排队已是一件枯燥乏味、懊恼的事,而排队的预知性更令其不安,很多经办人起得很早就在财务处门外排队,都在比谁来得早,耗费大量精力,怨言不断,进而对财务处“报账难”现象很有意见。 
  2.3 财务信息管理和宣传不到位,报账人员缺乏财务知识,双方缺少有效沟通 
  随着网络的发展,虽然大多数高校财务处利用校园网等信息平台将一些政策和相应报账流程公布在学校的网站上,但一方面由于财务工作繁忙,财务人员很难做到把相应的信息及时更新,或相关的信息内容更新不全面,如工资奖金发放的明细查询、学生交费情况的信息查询、网上财务报销信息查询等。另一方面高校教职员工平时忙于教学、科研,很少去校园网上了解与财务有关的详细信息和财务业务知识,有时候认为财务人员有意为难他,不理解财务人员,而财务人员则认为自己是按照规章制度办事,心里颇感到委屈。 
  2.4 报账签字审批环节繁琐 
  高校实行的是“一支笔”审批制度,教职工到财务处报账前,要按照相应的审批权限找领导签字。如金额在5 000元内由所在的院系、部门领导签字,5 000~20 000元的由所在的院审批后还要分管院领导审批,20 000~100 000元的还要分管财务的院领导签,100 000元以上则需要经过学校财经小组讨论通过,再由校长审批会签。但高校领导一般都是教授、学术带头人,经常外出讲座,事务繁忙,所以报账人员很难一次性完成各级领导签字。在这个签字过程中耗费了教职工太多时间,他们对报账活动产生了厌烦心理。特别是财务人员对于不合格的票据要求报账人员重签字时,他们就会对财务部门产生抱怨情绪,甚至与财务人员发生口角。 
  2.5 报账金额过大,缺乏预约制度,导致备用金严重不足 
  现在随着社会和高校的发展,高校教师的学习交流机会也越来越多,加上有各类人员的招待费等,报账金额越来越大,从过去的几百元到几千元单据报账,单据大量增加,报账人员缺乏预约制度,直接到财务处报销,导致备用金严重不足,短时间可能就被少数几个报账人员用光,也会导致“报账难”问题。   2.6 报账季节性强,年底集中性现象严重 
  高校报账具有特殊性,除了日常职能部门和教职工的报账业务外,科研项目结题、年底收入分配、各单位发放福利、学生实习等导致年底报账业务特别集中。大量的报账业务加上平时的排队报账队伍集中在同一时段,一起涌入报账大厅排队等候。拥挤嘈杂的工作环境、繁重复杂的核算业务、教职工排队等候的焦躁烦闷情绪,使核算人员面临巨大的思想负担与工作压力,难得有片刻的休息时间。大脑的超负荷运转,势必会影响到报销审核的工作效率与服务质量。 
  2.7 财务人员计算机水平较低 
  目前多数高校已经使用了财务软件进行会计处理,这些软件提供的查询、财务分析、预算额度预警、生成报表等功能协助用户处理账务。大大提高了工作效率。但由于部分财务人员计算机水平较低。只使用了单一的做账功能,对软件提供的辅助功能几乎没有加以利用,影响了财务软件功能的充分发挥,致使工作效率不高。同时,由于多数财务人员对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,经常导致报账系统不能正常运行,报账工作无法进行,势必耽误报销人的时间,使报销人越积越多,导致了排队等候的现象。 
  2.8 报销票据不规范 
  有些师生取得的发票不完整、不正确、不规范。如单位名称不全、缺少购买商品的明细、盖的不是发票专用章或没有盖章,这样的票据不能报销,必须重新换取。这使得报销人为换发票而浪费很多时间,客观上造成了“报账难”。 
  2.9 财务队伍建设重视不够 
  由于高校是事业单位,不进行成本核算,领导一般认为财务工作没有多大的技术含量,学校在制定定岗定员相关政策时,财务人员受到不平等待遇,这极大打击了财务人员工作的激情。如高校财务人员的会计师职称都是按照国家规定考取的,而有的学校为了关照教学岗、实验岗人员,对初、中、高级会计师则不按时聘任。 
  3 解决“报账难”问题的具体举措 
  3.1 增加财务人员配备,全面提升财务人员综合素质,注重财务队伍建设 
  高校应采取多种措施增加财务人员数量,逐步形成与教职工人数相匹配的财务人员队伍。学校人事部门要着眼于财务报账工作量急剧增长的现实,将新进人员的指标多向财务部门倾斜;学校财务部门也应解放思想,不仅选拔具有财务从业资格证书的人员从事财务报账工作,而且可将一些财务辅助工作交由财务、审计等专业的勤工助学学生完成。知识经济时代要求财务人员,必须是具有坚实会计基础能力、多元知识结构和创新思维的复合型会计人才,并要有较高的财务专业素质。为此,高校财务主管部门也应不断组织学习,并形成定期学习制度,探讨财务报账工作中遇到的新问题,交流工作经验与教训,不断加强自我建设,不断提升财务人员的服务能力和水平,增强财务人员的服务意识。财务部门是学校的服务窗口,财务人员工作的过程就是服务的过程,因此财务人员要转变观念,树立时刻为教职工服务的意识。财务人员要从平时的工作中摸索经验,收集报账中出现的各种情况,通过各种途径听取教职工对财务报账的建议,及时向领导汇报,从而修改现行规章制度与学校发展不相适应的部分。要建立激励机制,充分调动财务人员工作的积极性。学校要按公开、公平、公正的原则,对于干得好、服务意识强的员工物质上给予奖励,职务上给予提升,对于业绩没有进步,表现一般的员工则给予扣奖金,对于不合格的员工则实行调离财务部门。应加大财务人员培训经费的投入,加强财务人员继续教育,提高财务人员综合素质。财务人员的素质决定着财务人员的工作效率,因此在新的形式下重点要对财务人员的职业判断能力、沟通协调能力、财务管理能力、电算化业务、内部控制制度等方面的培训。使财务人员在处理复杂的业务时反应敏捷、观察敏锐,在喧闹的环境中善于调节和控制自己的情绪,从而提高报账效率。 
  3.2 采用多种报账方式,提高报账工作效率 
  3.2.1 建立排队叫号系统 
  高校财务部门现在是高校最热闹的部门,每天到报账大厅排队等候报账的络绎不绝。报账环境嘈杂,排队加塞,报账无序,争吵、纠纷时有发生。最有效的方法是引进银行系统智能排队叫号管理系统,可有效解决排队秩序,排队公平的问题。 
  3.2.2 实行无现金报账制 
  无现金报账模式是指在报账过程中利用网络信息技术,将传统的现金收付方式转变为银行卡转账方式,不到现金出纳处缴、领现金就完成报销的一种报账方式。通过利用网络信息平台,报账人员报销完一笔经济业务后,只需向出纳提供银行卡就行了,不需再次跑银行排队取现金,使报账人员节省了来回跑银行的时间,缩短了报账的时间。 
  3.2.3 网上预约报账 
  需要办理报销手续的人员通过网络填报相关报销信息,自主预约报账时间去财务报账大厅报销,而财务部门通过预处理数据库获取报账信息,并自动生成记账凭证,实现报账录入工作的远程操作。通过预约报账系统,改变了传统的报账模式,填制会计凭证由财务人员与报账人员共同完成,实现报账人员分担财务人员部分工作,这样既缩短了报账时间,又减轻了财务人员核算票据,录入凭证的时间,使财务人员更加有精力处理业务,提高报账效率和服务质量。 
  3.2.4 实行“大单”预约报账制 
  所谓“大单”就是票据多且复杂,金额大的经济业务。由于高校的特殊性,受学期安排的影响,教职员工平时忙于科研与教学,手中积累了大量票据,等到一学期快要结束了,才急急忙忙处理手中的“大单”,进行突击报账。这些“大单”增加了财务人员的审核时间,也增加了教职工报账的排队时间。如持有“大单”的人员先整理好手中的发票再交给指定的财务人员核算。指定的财务人员核算完成后再通知报账人员,这样就减少报账人员的时间成本核算,同时也减了报账大厅排队人流,财务人员也好灵活安排核算票据的时间。 
  3.2.5 设立报账预审岗和对特殊的报账业务实行“绿色通道” 
  财务部门可以设立报账预审岗和“绿色通道”。有效解决部分老师排队到点后未通过审核又重新排队的现象;对于票据张数少,业务简单,核算时间短的业务,可以开辟绿色通道,单设窗口办理,如借款单、论文版面费、研究生业务费、行政经费的报销。这样可以减少这些报账人员的排队时间,分流大厅报账的人数,减轻服务窗口的工作压力,提高报账效率。   3.2.6 实行经费卡报账 
  传统报账是报账人员拿着本部门的经费本到财务处报账,财务人员填制完会计凭证之后再把每次发生的经济业务逐笔简明扼要地写在经费本上,以便各部门查询了解经费的使用情况及节余。而使用经费卡报账,财务人员报账时就不需再次把录入电脑的摘要记在经费本上,这样节省了财务人员劳务的时间。同时各部门也可以通过校园网,随时查询经费使用的明细与节余情况,也降低了教职员工的时间成本。 
  3.2.7 投递式报账 
  报销人可通过网上自助填写并打印报销单或直接手工将签章手续完备、票据符合要求的报销凭据,在自助报销系统中打印好信息单,将两者投入指定投递箱即可完成投递,无需等候。操作这一过程仅需几分钟时间。财务处接件后及时办理,在收到手续完善的投递报账单据后2~3个工作日内通过无现金报销方式将报销款项划入老师的银行卡并免费短信通知;如果报账的账目涉及到支票转账,财务处审核人会在处理好账目后及时与其联系到财务处办理相关事宜。 
  3.2.8 基于Web进行网上报账 
  网上报账是指高校借助发达的网络技术,在财务报销过程中通过互联网、财务部门会计电算化财务系统、银行网上银行支付系统的无缝隙对接,报账人通过财务报账系统输入基础信息,然后通过网络提交到财务部门,财务部门根据报账人提供的原始凭证审核后生成记账凭证的报账方式。在实际工作中,网上报账和投递报账密不可分,即报账人在网上提交基础信息后,原始凭证要投递到财务部门在校内设置的投递箱,财务部门定期收回后进行审核。财务处人员对Web服务器中数据进行会计凭证的业务办理。财务数据库与预约系统数据库两者可以对基础数据以及已审核的预约单据信息进行传递。所有用户均可以通过Web服务器连接打印服务器对数据进行打印形成最后的报销单据。网上报销真正突破时间和空间限制,只要有互联网的地方,即可以完成报账业务的财务信息化方式,尤其是在全国高校大都实现会计电算化,教工工资、学生补助发放、学生学费收缴、校园“一卡通”、零星收费、财务报销网络化等方面实现无现金结算的情况下,更是一个可行的技术手段,这将是对传统报销系统的改造与创新,是解决高校“报账难”的一个有益尝试,应该在各高校的财务报账系统中逐步应用、推广。
     为达到监督、控制资金的目的同时保证效率,随着财务软件的逐步完善,报账流程也应该随着新的工具的使用而不断调整,争取不排队,更方便;无等待,更便捷,也有利于规范报账制度。“友为无排队报账管理系统”实现了整个在线报账流程。
     财务部门是高校会计核算和财务管理的职能部门,也是高校财务管理的机构。针对高校财务报账效率低下等现状,高校财务管理模式应当进行创新改革,建立新型财务管理新模式,优化报账流程,提升服务质量和水平,更好地为广大教职员工服务,最好的方法就是
使用合适的报账管理软件
友为无排队报账管理系统的优点
1、避免了现金管理风险,确保了每一笔费用支出的精准,从源头加强了企业内控;
2、有利于提高企业的财务服务质量,报销人直接网上申请,审批人直接网上审批,财务人员批量审核、做账,出纳人员批量付款,大大节省了职工的二次排队时间,同时电子数据比纸质数据更准确,更好管理,因此企业的财务工作节省了时间、人力,有提高了准确,从而更专注于业务;
3、实现财务工作,全员、全程、全额管理;
4、有效的整合多个企业管理系统,实现企业信息真正的共享。
 
 
  3.3 采取多种形式宣传财务知识 
  ①优化并宣传财务办事流程。财务人员应站在非专业人员的角度制定和优化办事流程,尽量少用专业术语,努力做到办事流程简洁易懂。②通过校园网、制度汇编和专题会议等方式,向教职工宣传财经法律法规和财务管理手段。减少因信息不对称造成的劳务和时间浪费。③定期开展专项财务检查。通过检查,帮助相关单位发现财务问题,督促整改,提高认识。 
  3.4 实行项目负责制,优化审批制度 
  在高校报账业务中争议大、票据多最不好管理的主要是科研经费。对于科研经费,学校应实行课题项目负责制,适当下放科研经费审批权,简化签字报账的手续,这样一方面减轻了院(系)、部门领导的工作量,另一方面有效减少报账排队的时间,提高报账效率。当然,放宽科研经费的审批权并不是对科研经费放任不管,学校可以把科研经费的使用情况纳入课题项目负责人的个人绩效考核中,科技处、财务处等相关部组织有关专家按公开、公平、公正的原则进行考评,把考评结果作为科研人员下年申报科研项目的依据。 
  总之,财务报账是高校财务管理工作的重中之重,做好财务报账工作对财务人员形成良好的形象、提高财务管理工作水平、加强内部控制建设等都具有很好的促进作用。高校应不断改变传统的财务工作理念、积极引入先进的管理手段和技术,提高财务人员的专业素质和服务水平,将财务报账工作作为一项重要的管理工作来做,为实现财务管理的现代化打好基础。努力完善工作方式方法,在执行财经法律法规的过程中,财务人员要时刻站在报账人的角度进行换位思考,多注意说话的语气语调,多思考与报账人的沟通方式。努力让报账人理解财务人员审核的目的是把关,是保护而不是刁难,避免和报账人产生不必要的冲突,努力构建和谐财务报账中心。 

(责任编辑:youwei)
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