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企业合同管理的信息化,是以现代企业管理理念为指导,合同管理为核心,信息技术为平台,为企业提供计划、控制、绩效评估与决策支撑的管理系统。

合同从立项、选商、相对人管理、申报、审查审批、签订、履行、归档、签約授权管理、查询统计及报表分析等全过程实施动态化管理,将客户需求、制造活动、采购管理、账款管理有机结合起来。

合同混乱——传统的合同管理模式严重阻碍企业发展

文档管理难

进度控制难

信息汇总难

预警机制无

    1. 传统纸质合同与电子版合同共存,但对于不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题;


    2. 尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间;


    3. 海量数据的归档查询占据了大量资源,耗费大量人力劳动;


    4. 合同审批不规范,存在漏审和相关资料不完善的情况,带来了法律风险。

    1. 由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理;


    2. 很难满足公司发展需要,当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍;


    3. 财务人员的付款依据也与进度密切相关,但同样存在障碍;


    4. 合同、项目等执行周期长,涉及人员众多,管理者监督不够,增大管理风险;


    5. 合同管理相关工作缺乏交流平台,数据不能共享,沟通不畅,无法保证合同的顺利履行。

    1. 采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一;


    2. 采集也不能够及时继续,汇总工作报表需要耗费大量时间还不一定准确;


    3. 制定报表费时费力,数据采集难度大,数据准确性没有保障;


    4. 对于领导的决策时间有延迟影响。

    1. 缺少对合同进度、结款等关键节点的预警;


    2. 商务业务运营没有规范化流程,杂乱不堪;


    3. 不能准确地预测近期可能的收支项目;


    4. 不能帮助公司进行财务规划;


    5. 不能掌控现金流;


    6. 收付款笔数太多,执行人员和管理人员难以准确掌控收付款状况,经常造成帐、款不符;


    7. 不能更好地发挥资金运作。

新型合同管理方法——友为合同管理系统
  • 客户管理
  • 供应商管理
  • 商品管理
  • 系统架构
  • 合同新建
  • 合同查询
  • 合同删除
  • 系统理念
  • 合同审批
  • 合同变更
  • 合同模板
  • 系统流程
  • 统计分析
  • 资金管理
  • 预警提示
  • 发票管理
  • 进度管理
  • 特色功能

1、客户查询

可以按照不同的搜索条件,搜索不同的客户信息

2、新建客户

创建客户的基本信息

3、修改客户

修改客户的基本信息

4、删除客户

删除需要注销的客户信息

5、设置、查询客户的信用信息

1、查询供应商

可按照不同的搜索条件,搜索不同的供应商信息

2、新建供应商

创建新的供应商的基本信息

3、修改客户

修改供应商的基本信息

4、删除客户

删除确定注销的供应商信息

5、设置、查询供应商的信用信息

1、查询商品

可以按照不同的搜索条件,搜索不同的商品信息

2、新建客户

创建新的商品的基本信息

3、修改客户

修改商品的基本信息

4、删除客户

删除需要注销的商品信息

业务人员可以新建合同,在合同基本信息一栏中填写合同的基本信息,然后可以合同中填写合同计划收款金额和计划收款时间,在文本及附件中填写合同的内容,也可以添加附件;

提供合同示范文本库,起草人选择对应的合同范本,填写合同要素;

合同示范文本只允许起草人填空,不允许修改固定条款格式。

业务人员可以按合同号,客户名称,合同类型等条件搜索合同。可以从合同列表中的合同名称查看合同相关的详细信息。

单击数据导出按钮,可以将该表单中的数据导出到EXCEL表中,单击新添加按钮可以连接到新建合同上。

合同提交之前,建立者可以删除本人创建的合同;

合同提交之后,有相应角色的角色可以删除合同。

管好客户/供应商——登记、分级、评价、审批、数据统计;

管好项目——立项、预算、费用、执行过程、数据统计;

管好合同——支持多种业务类型(销售、采购、工程、租赁、服务、外贸、金融、科研等),支持多种合同类型(标准、框架、总分包等);

管好资金——合同应收/应付计划、实收/实付情况,开收发票,数据统计;

管好标的——标的执行、交付和统计;

管好业务品类——分类、编码、参数、价格,并关联合同,统计购销数量;

管好进度——对相关业务进行进度安排,记录执行过程,以图表方式展示进度过程;

管好文本——支持从模板起草合同,对合同文本和相关业务资料进行管理;

管好审批——对合同对方、项目、合同、资金和发票等内容进行审批,支持灵活的流程定义,审批对象自动匹配审批流程,规范审批流程,降低管理风险。

实现业务人员在提交合同后,上级就可以对合同进行审批,提交到下一审批人审批。支持配置各种审批流程。

根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程,保存所有的审批意见;

帮助评审人员参考,最后打印出合同审批单。

合同创建者还没提交前可以修改合同;

合同提交后,有相应权限的角色可以修改合同

系统提供丰富的合同模板,供用友使用;

可以根据用户的需求,灵活配置用户需要的合同模板。

1、合同统计

按本周、本月、本年合同进行统计,支持图表分析

2、收入/欠款统计

按收入、欠款生成统计报表及图表,支持按关键字筛选。

3、合同未开票

显示所有合同未开票的合同相关信息,,支持按关键字筛选。

4、开票未收款

显示所有开票未收款的合同相关信息,也可以进行筛选。

5、数目统计

按合同统计和按发票统计,可以查询详细信息。

一、收款管理

1、收款一览

显示所有的收款单据,支持按关键字筛选。收款一览

2、新建收款

当财务人员收到客户的一批款时,可以新建收款单,在此可以指定部门或人员进行确认,然后提交。

3、收款审批

出纳录入来款信息,指定的部门或业务人员可以按照来款单位、金额等信息进行确认审批。

二、欠款管理

1、按客户显示所有的合同相关信息,支持按客户对欠款查询,单击查看显示出客户合同信用情况表单,显示该客户的所有信用情况,也可以单击催款通知单和结算通知单生成相应的通知单并打印给客户。

2、合同欠款

按合同显示所有的合同相关信息,可以按条件搜索合同欠款,查看功能与客户欠款类似。

3、类型欠款

按类型显示所有的合同相关信息,支持按类型筛选查看欠款信息。

4、账龄分析

主要分为按客户,合同,部门,类型来对合同进行账龄分析。

系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警;

帮助用户提前做好财务规划和分析决策。

  

1、发票申请

 

业务人员可以提交发票申请,支持填写发票的详细信息。提交到一下审批人审批,须提供打印发票的功能。

 

2、发票审批

 

当业务人员提交了发票申请单后,业务领导或是财务人员可以看到待审批的发票,并进行审批。

 

3、发票一览

 

显示所有申请的发票。也可以根据搜索条件进行筛选。

 

明确记录合同进度,并与计划情况进行对比;

方便领导随时了解合同动态执行的情况,到底完成到何种程度,完成的百分比是多少;

方便领导调整进度,安排下一步的工作;

能够新建、跟踪项目;

项目与合同关联,项目基本信息编辑,支持增、删、改等

项目分配

分配项目成员相关工作,可搜索查看项目状态。

一、完全B/S架构

1、使用方便,操作灵活;

2、维护简单、升级容易。

二、可扩展性强

1、方便、灵活添加新的功能模块;

2、扩展后新旧模块能实现良好的基础;

3、扩展成本低。

三、安全性高

1、从技术、商务、安全认证、人员管理、服务流程规范等各方面细致设计、严格执行,打造出一个全方位的安全支撑体系;

2、确保您的数据不会丢失、不被盗取。

四、客户化灵活

1、数据库灵活配置

2、工作流程灵活配置

3、表单灵活配置

4、报表灵活配置

效益——小投入、大产出

1 合同管理系统采用集中的数据管理,可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状;

2 系统提供自定义字段功能,可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑;

3 业务管理系统通过全局设置和权限分配,可以由公司制订统一采用的管理标准;

4 例如:设置业务单据必填字段,信息录入必须填写这些信息;

5 例如:数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项,防止录入人员的录入随意性;

6 例如:设置统一的报表格式,信息输出时可以保证一致性,把分散的合同数据和文件统一放在一个数据库进行管理,实现合同数据集中管理和数据共享。

1 从合同的签定、登记、起草,收款、变更、付款、结算、开票到统计等每个业务流程,系统从不同的角度和层次、角色、人员、责任,动态反映合同执行情况;

2 避免了手工管理合同出现的错误和延迟;

3 利用系统审批流管理,可以方便、快捷地处理企业管理事务;

4 流程平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务;

5 严格的合同审批流程,大大减少因合同错误引起的法律风险;

6 多维度智能预警机制,避免合同付款金额超限、审批延迟

1 客观和实时数据信息可供分析

随时、随地的知晓公司所有合同实际时间进度,成本支出(人力成本和费用成本)和盈利情况;

2 规避项目风险

在线审核中层主管工作内容及有效工时,监控合同进度,协调解决项目问题;

3 精确控制预算

及时掌握合同的人力投入与产出,有效规划和控制项目成本;

4 高效掌握员工动态

实时查询和查看部门、项目成员的时间分配,忙闲状况和工作负荷,合理配置人力资源;

5 积累企业知识资产

掌握和分析大量合同和员工历史数据,构建企业合同风险控制,时间和成本预算及员工效率评估体系。

1 更准确、更方便的关心合同每一笔款项的金额明细,发生的时间以及往来单位的信息;

2 更准确、更方便的关注合同中数量、单价、抬价、取费公式等详细数据;

3 更准确、更方便的根据收入合同和分包合同中的财务数据,进行财务对账、收付款工作;

4 更准确、更方便进行履约过程监控;

5 合同支付、收款网上更清晰;

6 能够及时的支付和收款时间、金额报警功能。

1.直接套用合同模板,节省重复操作

可迅速建立所需的合同工作执行流程,套用适当的项目模板;

2.掌握真实的工作进度

1审核业务成员工作内容、工作成果及所花费的合同金额;

2监控业务成员是否按照计划进行工作,以确保合同不延迟、不超支,并做到有效的人力资源调度;

3.简化沟通与协调复杂度

1 项目任务派发、任务更新和反馈等信息,将通过即时消息通知设定的接收人;

2 员工工作内容、合同执行过程,相关人员都将在第一时间获取到信息;

3 系统的即时消息和自提醒功能,大大降低合同规划与执行成本。

成功的实践——部分用户
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