固定资产投资内部控制

时间:2013-12-31 15:12来源:未知 作者:youwei 点击:
企业在追逐效益的时候,不可忽视经济领域的舞弊及管理上的漏洞正在侵蚀企业的利润。在固定资产投资的各个环节都可能出现舞弊行为,因此建设一个充满活力又有约束机制的、覆盖固定资产投资一切领域的内部控制仍任重道远。 一个有希望的企业,它的内控是严密的
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企业在追逐效益的时候,不可忽视经济领域的舞弊及管理上的漏洞正在侵蚀企业的利润。在固定资产投资的各个环节都可能出现舞弊行为,因此建设一个充满活力又有约束机制的、覆盖固定资产投资一切领域的内部控制仍任重道远。

一个有希望的企业,它的内控是严密的。因为市场竞争越激烈,企业的内部管理应越严密,这是不争的事实。我们常说的管理混乱,准确地说是管理秩序的失控,是内控的失败。内控失败带给企业的危害是内伤型的,是以牺牲企业的利润和队伍的凝聚力为代价的。

固定资产投资的全过程中,业主将其视为竞争力的储备,从决策开始瞄准的就是国内外的市场空间及企业份额,期盼着尽快实现项目三大目标,尽早加入国际竞争的主流……然而,企业在追逐效益的时候,切莫忽视经济领域的舞弊及管理的漏洞正在侵蚀着企业的利润,它表现在:①决策环节的无效投资;②资金使用环节的侵吞、转移和挪用;③设计环节的差错失查;④招标环节的幕后交易、违规操作;⑤合同环节上无原则让利;⑥采购环节的“舍近求远、舍廉求贵、舍优求次”;⑦施工环节的偷梁换柱、粗制滥造;⑧工程审量审价环节的内外勾结……这些问题使得企业资产在不健全的各类制度下不显山、不露水的悄然流失……

因此,建设一个充满活力又有约束机制的、覆盖固定资产投资一切领域的内控体系仍任重道远。

一、内控——企业壮大的“内功”

 

今天,以信息技术、网络技术为代表的高新技术正全速将企业带入一个新经济时代,许多企业已开始实施国际化战略,对业务流程实行再造和整合,以提高国际竞争力。而这些企业在整合中,无一不是以强有力的内控管理为基础,它强调以首尾相接的、完整连贯的整合性业务流程,来取代过去被职能不清的、管理部门割裂的、不易看见也难于管理的破碎性流程,它的每一条信息都是受控的、可追溯的,我们认为这就是内控。

 

内控是要靠组织的决策层、管理层和其他员工去实现的“经营的效果性和效率性、财务报告的可信性、对法规和制度的遵循性”过程。它是企业经营管理的重要组成部分,是有效地执行组织策略,实现高效率、专业化、规范化、科学化与自动化管理的基本条件。

 

二、企业的“经济良医”——内控制度审计

 

国际审计大师劳伦斯说:内部审计是内部咨询师,是家中的宾客(是经济良医)而不是街上的警察。不仅要寻找那些或大或小的错误,而且要为改善业务提供指南,不是处分众人的事后诸葛亮,而是鞭策人民励精图治的咨询师,它不仅关心事情是否做得恰当,而且关心该做的事情是否做了。

 

随着现代企业制度的建立,伴随着分权化,出现了部门责任制、经营责任制,各级管理部门享有了更多的自主权。企业最高管理当局对其掌握的资源财产的使用情况,以及他们制定的方针政策,下达的命令、指示的贯彻执行程度必然要表示出越来越大的关心及疑虑。内部审计人员于是被授权代表企业最高管理当局去监督检查,从事最高管理当局想做而未做的工作。

 

内部审计比国家审计、社会审计范围更大、内容更丰富、形式更多样,对外保护企业合法权益不受伤害,对内抑制违法行为,保护企业健康发展。现代的内部审计不仅能查错防弊,而且能为自己的企业提供“增值服务”,国际国内也越来越重视内部审计工作。

 

在内控制度审计中,内审人员遇到问题找方法,使富有建设性的建议和措施尽快被采纳,协助管理当局有效履行职责,做好部门的“经济良医”,促进单位内部管理,当好领导参谋,这是内部审计追求的目标。同时,在内控制度审计中,评价制度的缺陷直接涉及权利的分配,这将动摇原有的利益格局,因而,其阻力和风险比其他专项审计要大的多。内审人员更应提倡敬业精神,具备随时为国家和企业的利益而在所不辞的牺牲精神,深入一线,使每一条审计线索的突破化为一条切断流向不明渠道的财路;每一项审计建议的实施成为一笔实实在在的管理创效源泉。使审计的预警效应带动所有相关部门各自敲响警钟、承担责任、联手管理,使审计成果直接转化为先进的管理方法和效益。这正是管理得人心、监管出效益的人心所向。

 

三、循环——内控审计的“尚方宝剑”

 

常规的内部控制方法有目标控制法、组织控制法、授权控制法、程序控制法、措施控制法和检查控制法等。随着现代管理技术的发展,传统的控制方法已不能满足企业管理流程再造的需要,审计方法的改进已时不我待,“循环法”正是在这种条件下进入我们视野的。现代企业业务整合的成果,使得职能型的结构向扁平化转化,每一道流程在信息化建设中向“零距离”拉近。循环审计以首尾相接、完整连贯的业务流程为对象,摒弃了传统方法中忽视接口部位管理的弊端,如我们在实际工作中总结的纵向到底的源头审计法、横向到边的终点审计法、采购与付款的内循环法及跨越部门、专业的外循环法等均是这一思路的运用。

 

在内控制度审计的专用技术上,传统的方法有文字描述法、调查表法、流程图法,而按“循环法”的理念,则有了图文并茂的“傻瓜图”制度描述法。

 

以下是我们对某一销售建材的小企业的内控制度评审所采用的“循环法”和“傻瓜图法”。

 

例:某小企业生产渣料,内审人员在审计时,首先召集所有与渣料经营有关的营销、物供、生产、仓库、财务等部门的管理人员,请他们描述渣料的来源地、计量、入库及渣料生产、营销全过程。审计人员决定从供应环节到本企业生产环节、销售环节及收款环节进行“循环”,在大循环中进行穿行试验,很快发现它在计量上的问题及资金体外循环的问题,我们创立的“傻瓜图”产生了效应,促使该单位管理层立即采取措施建章建制,阻塞了漏洞,请看后图对制度的描述。

 

四、管理中最可怕的事实是规章制度既不废止,也不执行

 

世界上没有庸人、懒人,只有创造庸人和懒人的环境。如果你走进施工工地,当有很多人在偷懒时,你不要责怪他们,问题在你为什么不控制?

 

固定资产投资控制涉及范围广,控制难度大,因而内审人员在管理中应有目的的收集问题,剖析问题,将这些问题按性质分类,把问题的来龙去脉搞清楚,针对每一个问题采取相应的对策。在实际工作中有这样的现象,每一类问题的提出和剖析的深入,一定会带起另一类问题的暴露,如对工程超预算的问题分析时,会引起设计变更的问题,追索涉及变更的问题,又可能涉及立项、合同条款争议、材料代用、现场签证、管理失误……等一系列问题,这正是事物相互联系的辩证法。建章建制的任务就是从最薄弱的环节和最突出的问题入手,各个击破、打歼灭战,当每一个环节的问题都基本得到控制的时候,我们便已经把工程造价全方位控制各个链条有机地连接起来了,然后一个环节带动一个环节,促使整个运行机制的良性循环,将制度渗透到工程造价控制的全过程,覆盖建设投资涉及到的所有领域。

 

 

同时,应对内强调控制,对外强调法制,因为法制建设是控制的基础和条件。现有的市场准入、项目法人负责制、招标投标、工程监理、合同管理、工程质量监督等制度,为逐步建立起更加科学、更加完善的建筑市场运行规则和管理制度体制提供了条件,并将成熟有效的改革措施通过法律、法规加以确定,是我国建设体制改革的主要目标。

 

五、案例:

 

“舞弊审计”为突破口,有效健全内控制度

 

切记:企业在追逐利润最大化的时候,不可忽视经济领域的欺诈正在侵蚀着企业的利润

 

(一)个案简述:某检修工程由A公司施工,A公司转给其控股的B公司,B公司再转给某个体承包人实施。合同内容主要为站舍厕所的部分修缮等零星工程。经审计,该个体承包人充分利用了工程接口部位的薄弱环节,采取夸大工程性质、虚列工程项目、高估冒算、篡改预算的手法,使一项质量低劣、造价不大的小工程的结算款超过实际造价数倍以上,并造成了已在财务部门办妥全部付款手续的事实。

 

(二)舞弊审计报告中的原因分析

 

这项工程虽然金额不大,且没有造成不良后果,在全公司也极为少见,但反映出我们的各项工程管理制度上还存在弱点。公司领导非常重视,支持审计部门以此为契机,重新修订公司的各项检修工程管理制度。通过分析,我们发现产生这一后果的原因有如下几个方面:

 

1、投资计划不准:上述工程的投资计划的随意性较大,以新建一座“三无厕所”的费用额来确定部分修缮工程的金额,为部门的层层审核埋下了隐患。

 

2、立项审核不严:管理人员在确认立项时,没有认真履行到现场实地确认的程序,对基层厂申报的“注水”项目没有及时纠正,为高估冒算留下空间。

 

3、产权厂、主管部门验收工程、审核工程量失职:结算中明显没有实施的项目未删除、超出实际工程量数倍以上的没有扣减且质量低劣但在其结算单上将其评为优良工程,审查人员的严重失职是造成弄虚作假的关键原因。

 

4、审批单传递程序存在漏洞:预算由施工单位自持送有关部门审批,而预算书在部门之间的传递又没有相互核对和反馈的程序,给弄虚作假、经济欺诈行为以可乘之机。

 

5、工程转包导致公司利益流失:经认定,该工程系B公司包给某个体承包人实施,工程的施工管理、预算编制、财务结算均系个人操作。工程款到位后,向B公司交一定的管理费,其余款项归个人所有。挂靠行为使产权厂、主管部门放松了把关的警惕性,造成公司利益损失,也败坏了被挂靠施工单位的声誉。

 

(三)发生在舞弊审计之后的举措

 

    1、凡涉及这一审计案例的有关单位和个人均受到处理,该个体承包人已移送司法机关。通过对这一案件的查处,带动了相关部门各自敲响警钟,主动承担责任,起到了联手管理的预警效应。公司领导组织相关部门认真学习朱镕基总理对审计工作提出的“全面审计,突出重点,抓住典型,跟踪落实”的指示,要求以审计部为主体,重新评价现有的内控制度,重新修订相关制度,尤其是专业管理接口部位的链条一定要联结成闭环。

 

2、审计部历时二个月深入基层和部门,针对各环节的问题,对症立策,调查研究起草了《建立检修工程管理制度的审计建议》。

 

为了检验这一制度是否可行,我们在20024月到冷轧厂年修项目中对这一制度的运行进行了技术试验,结果认定它是可行的。公司主管部门按照审计建议制定并会签了《检修工程管理若干规定》,下发全公司执行。之后,相关部门围绕这一文件要求修订相关制度,保证了政策规定的一致性。为进一步巩固审计成果,在《武钢工人报》开辟《武钢内部工程市场公示栏》,建立《内部工程市场发包及承接情况公示制度》,每月二十五日公布武钢所有工程承、发包情况,并设立了举报电话。

 

实施这一举措半年来,效果明显,各项工程造价有效地控制在目标值以内。

 

企业通过开展固定资产投资内部控制,能够大幅度的降低固定资产投资领域舞弊发生的可能性,及时堵塞管理工作中出现的漏洞,真正为企业起到“增值服务”的作用。因此,我们认为:固定资产投资领域的内部控制工作还应得到重视和加强,它为企业带来的好处将日益显现出来。



 

 

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(责任编辑:youwei)
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